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VR BankLogo_2015Die VR-Bank Werra-Meißner setzt den OnTime Gruppenkalender seit einigen Jahren für eine schnelle, umfassende und übersichtliche Termin- und Raumplanung ein.

Die VR-Bank Werra-Meißner eG ist eine Genossenschaftsbank mit Sitz in Eschwege und zahlreichen Geschäftsstellen. Die Wurzeln der VR-Bank Werra-Meißner reichen bis in das Jahr 1882 zurück. Das Unternehmen, das im Werra-Meißner-Kreis im Eichsfeld und im Wartburgkreis tätig ist, hat viel Innovationskraft. „Ohne eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen, Produkten und Geschäftsfeldern wäre eine solche Tradition gar nicht denkbar“, sagt Vorstandsmitglied Stefan Fross. Dabei orientiert sich das Handeln am Kunden: „Bei allem, was wir tun, denken wir immer vom Kunden aus'“, zitiert Stefan Fross aus der Unternehmensstrategie. Dabei setzt die VR-Bank vor allem auf den Ideenreichtum ihrer Mitarbeiter.

Hilfreich im Alltagsgeschäft: Die umfassende Terminplanung mit OnTime

OnTime ist die Plattform, in der alle Termininformationen zusammenlaufen. In OnTime werden die Organisationsinformationen mit der Verfügbarkeit angereichert, somit entsteht eine vielseitig nutzbare Informationsplattform für den Personaleinsatz. Hier können auch Änderungen für die eigenen oder andere Termine eingegeben werden. Es ist sichergestellt, dass alle anderen Beteiligten sofort über diese Änderung benachrichtigt werden.

Informationen zu Mitarbeitern stets aktuell und top-gepflegt

Die Betriebsorganisation versorgt über eine Mitarbeiterdatenbank das Domino-Adressbuch mit Informationen zu allen Nutzern, ob jemand neu ins Unternehmen kommt, die Abteilung oder die Funktion wechselt. Dadurch ist gewährleistet, dass die Informationen stets aktuell sind, sehr strukturiert und akkurat. OnTime übernimmt diese Informationen automatisch und ist somit immer synchron.

GruppenÖffentliche Gruppen

Die Informationen aus der Betriebsorganisation werden auch automatisch für die hierarchische Darstellung von Gruppen verwendet.

Favoriten und persönliche Gruppen

Mit der Favoritenfunktion lassen sich oft benötigte Orgagruppen übersichtlich zusammenstellen. Zusätzlich kann man auch persönliche Gruppen erstellen, um z.B. die Kollegen und den Raum, den man für ein Projekt benötigt, immer im Blick zu haben.

 

 

 

Legende und TerminübersichtFarblegende

Die Farblegende ist bewusst nicht so umfangreich gehalten, damit durch wenige Farben das schnelle visuelle Erfassen erleichtert wird. So sind Projekte gelb, Krankheit rot, Urlaub beige, Standardtermine blau, BAP-Kundentermine grün und Abwesenheit lila gekennzeichnet. Möchte man sich privat an Geburtstage oder eigene Termine erinnern lassen, die nach der Arbeitszeit stattfinden, z.B. Auto aus der Werkstatt abholen, so kann man einfach einen Eintrag als ”privat” markieren und ohne freie-Zeit-Verbrauch eintragen. Dies ist dann nur von dem Eintragenden selbst zu Farbensehen.

Oft ist es nützlich, Kalendertermine nach der Legende filtern zu lassen und sich zum Beispiel nur Kollegen anzeigen zu lassen, die heute außer Haus sind.

 

Businesscard

BusinessCasrdDie Businesscard wird ebenfalls mit den Daten der Orgadatenbank befüllt. Bei Eintritt ins Unternehmen wird ein Foto gemacht und so auch OnTime direkt zur Verfügung gestell. Das Pagerfeld wird für die interne Kurzwahl genutzt. Damit alles vollständig ist, wird die Geschäftsstelle einfach aus dem Feld ”Location” generiert. Ein Zukunftswunsch wäre die Möglichkeit, mit dem Klick auf die Businesscard direkt einen Anruf starten zu können.

Außer-Haus-Service

Die ”Außer-Haus-Information” kann auch zentral über OnTime gepflegt werden, so dass gewährleistet ist, dass auch bei Krankheit der Anruf des Mitarbeiters genügt, damit der Außer-Haus-Service aktiviert wird. Als Termin wird ”krank” eingetragen.

Besondere Einstellungen in den Global Settings

In den Global Settings werden besondere Regeln definiert. Zum Beispiel die Entscheidung, ob jemand, der Leserechte hat, auch den Inhalt (Bodyfeld) eines Termins sehen kann. Oder ob das Recht, die freie Zeit zu sehn, auch die farbliche Legendendarstellung beinhaltet. In der Orgaregel ist vorgesehen, dass z.B. Administratoren nur die Termine selbst, aber nicht die Inhalte sehen können. Um dies zu ermöglichen, kann man in OnTime Gruppen angeben, die von der Rechteauswertung ausgenommen werden sollen, wie z.B. die Admin-Gruppe.

Fazit

Die vielen kleinen Details, wie Orga-Datenbank, Fotos, vielfältige hierarchische Gruppierungen, die hier bei der Verwendung von OnTime genutzt werden, macht diesen Einsatz von OnTime vorbildhaft. Trotz hoher Informationsdichte erschließt sich die Datenbank dem Anwender fast von selbst. Eine wirklich gelungene Umsetzung, die der deutsche OnTime Support Q!kom gerne mit anderen teilen möchte.

Anhang

Abbildung der hierarchischen Gruppen mit der Dynamic Display Group Configuration (Abb. 1 ) und der dazugehörigen Quelle (Abb. 2).

Abbildung 1                                                                                                         Abbildung 2

DominoD Formel

 

 

 

 

 

  • Jul 08 / 2015