E-Mails von Kunden kommen in der persönlichen Maildatenbank an. Aus Firmensicht sind sie hier am falschen Platz abgelegt. Doch zum Arbeiten und als Erinnerung benötigen wir die Mails. Was aber, wenn wir im Team arbeiten? Wenn die Kollegen auch Zugriff auf die Korrespondenz mit Kunden, Partnern oder Lieferanten bräuchten? Wie geht das, ohne dauernd Kopien weiterzuleiten und so eine Mail in unzählige Mailboxen zu verteilen?
■ mailmove Q! unterstützt Sie dabei, Mail passend abzulegen, z.B. in einer gemeinsamen Maildatenbank und Ordnern nach Aktenplan oder auch in Ihrem CRM. Auf Wunsch behalten Sie ein Linkdokument als „Anker“ zum Arbeiten und Erinnern. Organisieren Sie die Teilhabe anderer an Informationen, die per Mail ausgetauscht werden.
Einfach und strukturiert.
■ mailmove Q! legt Lotus-Notes-Mail in gemeinsame Datenbanken ab
Verwalten Sie z.B. die E-Mails in einer gemeinsamen Mailbox, auf die jeder Zugriff hat. Statt zu überlegen, wer alles eine Kopie erhalten soll oder an wen die gesamte Kommunikation weitergeleitet wird, speichern Sie die entsprechenden E-Mails in einer gemeinsamen Ordnerstruktur und behalten ein Linkdokument in Ihrer Mailbox.?
Jeder ist jederzeit über alle für das Team relevanten E-Mails informiert.
■ mailmove Q! verwaltet E-Mails in sinnvollen Strukturen
Diese gemeinsame Mailbox können Sie genauso einfach und strukturiert einrichten wie Ihre persönlichen Ordner oder die Verzeichnisstruktur auf Ihrer Festplatte.
Alles wird in einer einheitlichen Struktur abgelegt.
■ mailmove Q! funktioniert per SmartIcon - einfach & praktisch
Es arbeitet ohne Änderung an der Mail-Datenbank. Jeder Benutzer kennt sich sofort aus. Der Übertrag für die selektierten Dokumente wird mit einem SmartIcon gestartet. Die möglichen Ablageziele sieht der User als Liste. Die aktuelle Ordnerstruktur wird danach dynamisch ausgelesen.
Nach einer kurzen Einführung kann jeder sofort Ordnung schaffen.
■ mailmove Q! ist offen für Ihre Aufgabe
Verschieben Sie in Ihr Archivsystem. Legen Sie im Ihrem CRM ab, fast alles ist konfigurierbar. Darüber hinaus ermöglicht das offene Event- & Objektmodell, alle Sonderwünsche in einem User-Interface zu verwirklichen. Hier ein Beispiel für die direkte Ablage im Ordner "Eingang" einer MailDB:
??Case SAVEDOCUMENT_EVENT?call mmq.TargetDoc.PutInFolder("($Inbox)").
Damit wird es zum Schweizer Taschenmesser für die Mail-Ablage.