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EPost Kundenstory Salesforce Domino.pngSalesforce bestens geeignet für Domino-Kunden
Ob Koexistenz oder Migration, beides ist perfekt machbar.

Domino bot die Möglichkeit, ein CRM mit Workflows für Aufträge und Angebote einzubinden. Bei unserem Kunden gab es Module für Druckvolumen, Materialwirtschaft und Dienstleistungen. Nach 15 Jahren galt es nun, eine Modernisierung anzugehen, um ein Web-fähiges System zu erhalten, das zugleich auch interessante Reportingmöglichkeiten bietet. Zur Qualiätssicherung wurde geschaut, was gebraucht wird und was ein anderes System besser kann. Salesforce wurde eingeführt, da es die Anforderungen nach Web-Fähigkeit und Reporting bestens erfüllt und Mobilität direkt mitbringt.

Der Kunde: E-POST Solutions GmbH

Die E-POST Solutions GmbH, eine hundertprozentige Tochter der Deutschen Post AG, bietet ihren Kunden Lösungen für den gesamten Bereich des Input- und Output-Managements und zählt seit mehr als zwanzig Jahren zu den führenden Anbietern in Deutschland und Europa. Das Leistungsspektrum reicht von der Digitalisierung der Kommunikation im Posteingang (professionelles Scannen und Weiterverarbeiten), über die Aufbereitung und Verteilung der eingehenden Druckdatenströme und die entsprechende Erzeugung multimedialen Druckoutputs inklusive sicherer elektronischer Kommunikation per E-POSTBRIEF. Material- und Beilagenmanagement für die Kunden sind auch Bestandteile des Leistungsportfolios.

Erster Schritt: Koexistenz zweier Systeme

Im ersten Schritt wurden die Kunden und Opportunities (Verkaufschancen) in Salesforce abgebildet. Die Stammdaten wurden weiter nach Domino übertragen, um für die Domino-Workflows zur Verfügung zu stehen. Aktive Kunden wurden mit nur einem Klick in das Salesforce übernommen, die dazugehörige Historie war über Links jederzeit unmittelbar im Domino einzusehen.

Zweiter Schritt: Anwendungsmigration

Im zweiten Schritt wurden dann auch die Domino-Workflows nach Salesforce portiert. Das grundsätzliche Datenmodell der Anwendung konnte beibehalten werden, so dass die Anwender zwar ein neues System bekamen, aber die in der Praxis bewährten Abläufe beibehalten konnten.

Dritter Schritt: Prozessverbesserungen

Salesforce eignet sich besonders gut, um prozessrelevante Informationen aus anderen Systemen übersichtlich an einer Stelle zusammenzufügen. Das vorliegende System wurde qualitativ verbessert, indem wir die Materialstammdaten des ERP-Systems und die Abrechnungspositionen des Rechnungssystems täglich einlesen und den Anwendern in den Geschäftsprozessen zur Verfügung stellen.

Vierter Schritt: Visualisierung von Geschäftsprozessen bringt Transparenz

Die Fachabteilung liefert Daten, der Vertrieb kann diese lesen und verstehen. Sogar Vorhersagen lassen sich treffen: Wann werden welche Dienstleistungen benötigt? Eine betriebliche Bewertung und Steuerung wird möglich. Dank der Web-Fähigkeit ist es nun auch möglich, alle Informationen mobil abzufragen.

Letzter Schritt: die vollständige Systemtrennung wurde vollzogen

Der große Vorteil bei der Umstellung auf Salesforce war, dass Gutes bewahrt werden konnte. Die sich als sinnvoll erwiesen habenden Abläufe und Workflows mussten nicht neu erfunden werden, sondern nur in Salesforce umgesetzt werden. Die gut 15-Jahre Erfahrung konnte in die neue Plattform übertragen werden und dabei die aktuellen Möglichkeiten, die Salesforce bietet, ausgeschöpft werden. Das Werkzeug hat sich geändert, doch die Arbeitsabläufe bleiben bestehen. Durch die fortlaufende Synchronisation zwischen Salesforce und Domino konnten die Schritte nach und nach vollzogen werden, ohne Arbeitsabläufe zu behindern. So wurde eine „weiche“ Migration gewährleistet.

Fazit

Bei diesem Kunden war der endgültige Plattformwechsel sinnvoll, da auch die Mail-Plattform gewechselt wurde und Domino nur noch für diese Applikation betrieben wurde. In anderen Fällen bietet sich die Koexistenz beider Systeme an, da Anwendungen ähnlich umgesetzt werden können und somit den Domino-Anwendern schnell vertraut sind.

Umgesetzt durch die Q!kom

Die Q!kom GmbH ist Spezialist für IBM Software, Domino, IBM Connections und Salesforce. Wir sind insbesondere spezialisiert auf Integrations- und Migrationslösungen. Zu diesem Thema waren wir auf den Veranstaltungen Dreamforce 2014, Social Connections 6 und Engage aktiv und haben in Vorträgen die Möglichkeiten dargestellt.