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Heitkamp & Thumann Group integriert OnTime GC in IBM Connections

Referenz_OnTime_BrowserWarum entscheidet ein mittelständisches Unternehmen, als Zusatz zu IBM Notes einen Gruppenkalender wie OnTime einzusetzen? Dieser Artikel erläutert die Einführung und Weiterentwicklung des OnTime Gruppenkalenders in einer mittelständischen IBM Notes-Infrastruktur.

 

heitkamp-thumann-logoDie Heitkamp & Thumann Group besteht aus weltweit mehr als 20 mittelständischen Unternehmen. Sie ist globaler Partner namhafter Unternehmen, die ihre Kompetenz bei der Produktion von Präzisionskomponenten aus Metall und Kunststoff schätzen. Die Unternehmen der Gruppe setzen auf Flexibilität und kurze Entscheidungswege durchdezentrale Strukturen. Der Austausch von Wissen und Erfahrungen „People work together as a Global Team“ sowie Innovation „Innovation will create our future“ sind wichtige Erfolgsfaktoren.

IBM Notes ist seit 1997 in der H&T Group im Einsatz. IBM Notes ist ein sehr vielseitiges Tool für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination. Ein Gruppenkalender zur gemeinsamen Planung von Terminen war von Anfang an unverzichtbar. Zu wissen, wann Kollegen freie Termine haben, ist dabei genauso wichtig, wie zu wissen, wo sie sich gerade befinden. Der Kalender muss stets aktuell sein, so dass neue oder veränderte Termine sofort von allen online zu sehen sind.

Die in IBM Notes vorhandenen Standard-Gruppenkalenderfunktionen erfüllten die hohen Anforderungen an effizientes Planen und Prüfen von Verfügbarkeiten in der H&T Gruppe leider nicht. Ganz oben auf der Wunschliste standen:

  • 100%ige Unterstützung des Notes Standard Kalenders als Quelle von Kalendereinträgen
  • Steuerung der Vertraulichkeit der Kalendereinträge
  • keine Modifikation (Customizing) der Notes Standardumgebung
  • automatische Administration durch das Domino-Directory
  • unlimitierte Anzahl von Benutzern
  • Zeitzonen-Support
  • höchste Aktualität bei geringer Serverbelastung
  • Mehrsprachigkeit

Mit der Umstellung von zentral im CRM-System geführten Terminen auf den Standard Notes Kalender wurde klar, dass OnTime, der Gruppenkalender der Firma IntraVision, alle Anforderungen problemlos erfüllt. Nach einer intensiven Testphase waren Anwender und Management vom Produkt überzeugt. OnTime, das in Zusammenarbeit mit Q!kom eingeführte wurde, bewährt sich seit fast 8 Jahren in der H&T Gruppe und ist nicht mehr wegzudenken.

OnTime_IBM_Connections_3Mit der OnTime Version 2011 wurde das Arbeiten mit dem Gruppenkalender auf eine neue Ebene gehoben. Durch die OnTime API wurde der Funktionsumfang erweitert, die Zugriffsgeschwindigkeit optimiert und die Datenmenge um 99 % verringert. Der Zugriff in Notes wurde durch ein Widget erweitert.

Passend zur Einführung von IBM Connections bei H&T erweiterte IntraVision sein Angebot um die Integration von OnTime in Connections Profile und Communities. Die Anforderungen an Transparenz, Editierbarkeit und Privatheit/Vertraulichkeit, die H&T an einen Gruppenkalender stellt, stehen mit diesem Modul für Connections genauso selbstverständlich zur Verfügung wie bisher nur in Notes.

Für Anwender ist es schlüssig, dass OnTime in der Community besondere Filtermöglichkeiten bietet – wem folge ich, mit wem bin ich verbunden, wer ist verfügbar – und so IBM Connections perfekt ergänzt. Die in IBM Connections vorhandene Anwendung „Events“ ist eine reine Terminliste, die nicht direkt mit dem Notes Kalender verbunden ist. Sie wird deswegen bei H&T nicht eingesetzt.

Ein besonderes Kalenderproblem entsteht darüber hinaus durch die Verwendung von iPhone und iPad. Deren Kalendereinträge bieten im Standard keine Möglichkeit, Termine als privat zu kennzeichnen. Hier helfen der H&T Group die flexiblen Konfigurationsmöglichkeiten von OnTime. Sie erlauben die Kennzeichnung eines Termins durch eine Zeichenkombination (Tag) im Betreff des Termins. Der Benutzer selbst hat weiterhin vollen Zugriff auf den Termin in Notes und über OnTime.

Fazit

Der OnTime Gruppenkalender ist eine ideale Ergänzung zu IBM Notes und Connections. In Notes werden die persönlichen Kalender um einen flexiblen Gruppenkalender erweitert. In Connections steht der Kalender ohne Anpassung oder Synchronisation zur Verfügung. Hier können Einträge erstellt und gefiltert werden. Nach der ersten Konfiguration sind keine weiteren administrativen Tätigkeiten notwendig, um Benutzer zu verwalten.

„Alles in allem ist der OnTime Gruppenkalender eine Anwendung, ohne die viele Benutzer heute nicht effizient arbeiten könnten und die wir trotzdem im täglichen IT-Betrieb vergessen können, da sie ohne zusätzlichen Aufwand einfach läuft.“ Jörg Rafflenbeul, Group Coordinator IT bei der Heitkamp & Thumann Group.

Jörg Rafflenbeul (Heitkamp & Thumann Group)

JoergRafflenbeul062012_150Jörg Rafflenbeul ist seit Januar Mai 2000 IT Coordinator in der Heitkamp & Thumann Group. Er ist verantwortlich für IT Strategie, globale Standards und Sicherheit, Groupware, Support und Service-Konzepte. Mit IBM Notes/Domino beschäftigt er sich seit 1995 (Notes 3.1).

IntraVision

partner-ontimeIntraVision ist IBM Premium Partner mit Sitz in Dänemark und Entwickler des Gruppenkalenders OnTime. Der Fokus liegt bei der Erweiterung des IBM Domino Clients und IBM Connections um tiefgreifende Terminplanungs- und Terminabstimmungsfunktionen. Die OnTime-Produkte helfen Tag für Tag über 450.000 Anwendern weltweit. OnTime wurde bereits mit dem Lotus Award für die „Best Messaging and Collaboration Solution“ ausgezeichnet.