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Vom einfachen Notes-Termin zum einem richtigen Meeting-Management

Meetings gehören zum Berufsalltag. Wirklich erfolgreich sind Besprechungen, Meetings und Arbeitstreffen stets dann, wenn gute Ergebnisse erzielt werden, die Zusammenarbeit klappt und die Teilnehmer mit dem Gefühl aus dem Raum gehen, das die Zeit für das Treffen gut investiert war.Oft werden sie allerdings als anstrengend, zeitraubend und erfolglos wahrgenommen. In einer Umfrage des Instituts für Betriebspsychologie (IFB) bei 635 leitenden Mitarbeitern über alle Branchen hinweg wurde als eins von 10 zentralen Problemfeldern die schlechte Organisation von Meetings genannt. Zu den Besprechungs-Basics gehört also erst einmal die optimale Vorbereitung. Immer ist eine ganze Anzahl von Menschen und Prozessen einer Organisation betroffen.

Im Domino-Standard lassen sich Besprechungen und Räume ja bereits koordinieren. Einige Dinge müssen aber immer noch extra erledigt werden. Denn um ein Meeting einzuberufen, müssen Sie außer Teilnehmer einladen und Räume bestellen ja auch für Hilfsmittel/Materialien sorgen, audiovisuelle Ausstattung berücksichtigen, Erfrischungen bereitstellen lassen, vielleicht noch Mittagessen bestellen und vieles mehr. Externe Besucher werden oftmals nicht per E-Mail eingeladen, sie müssen jedoch verwaltetet werden, damit auch Pforte und Empfang informiert sind.

OnTime Meeting Manager Extras

  • Räume vorbereiten: Vorbereitungszeiten automatisch einkalkulieren
  • Geteilte Räume gemeinsam buchen
  • Tischaufstellung/Bestuhlung festlegen
  • Basisausstattung wie Papier und Stifte anfordern
  • Türschilderanlagen steuern
  • Ablaufpläne für die Raumverwaltung
  • Skizzen des Raums hinterlegbar
  • Bewirtung:Verknüpfung zwischen Raum und dem jeweiligen Bewirtungsservice Verwaltung
    der Bewirtungsangebote mit Verfügbarkeit und Vorlaufzeiten
  • Festlegbare Standards wie z.B. die automatische Bereitstellung von Kaffee und Wasser
  • Optional Bewirtungsbestätigung
  • Planungsliste für Bewirtungsservice
  • Export der RechnungsdatenKostenstatistik nach Abteilung
  • Alternative Essensräume
  • Empfang/Pforte:Besucherlisten
  • Firmenbesichtigung planbar

Damit Ihre Sitzungen in Zukunft nicht nur erfolgreich sind, sondern zudem auch noch ohne Mühen einfach organisiert werden können, hat die Firma Intravision aus Dänemark den OnTime Meeting Manager entwickelt.

Notes sinnvoll erweitern

So ist es mit dem OnTime Meeting Manager gelungen, die Notes-Kalenderfunktionen um ein professionelles Meeting-Management zu erweitern, ohne den Notes-Standard zu verlassen. Der OnTime Meeting Manager wird von IntraVision in Dänemark hergestellt, dem Entwickler des cleveren OnTime Gruppenkalenders.

Notes besser nutzen – ganz leicht mit OnTime. Im deutschsprachigem Raum wird OnTime von der Q!Kom GmbH betreut und vertrieben.