OnTime® Gruppenkalender - Referenz Heitkamp & Thumann

■ Warum entscheidet ein mittelständisches Unternehmen, als Zusatz zur Groupware Lotus Notes einen Gruppenkalender wie OnTime einzusetzen?

Diese und viele andere Fragen versucht der Artikel am Beispiel der Einführung von OnTime und OnTime Discovery Client in einer "mittelständischen" Lotus Notes Infrastruktur zu beantworten.

Als Holding vereint die Heitkamp & Thumann Group unter ihrem Dach mehr als 20 mittelständische Unternehmen. Diese profitieren von der Flexibilität und den kurzen Entscheidungswegen, die ihnen eine dezentrale Struktur erlaubt. Sie profitieren aber auch vom weltweiten Austausch von Wissen und Erfahrungen sowie der optimalen Ausnutzung von Synergien. So wurde die Heitkamp & Thumann Group zum globalen Partner namhafter Großunternehmen, die auf die Kompetenz bei der Entwicklung und Produktion von Präzisionskomponenten aus Metall und Kunststoff bauen. Lotus Notes ist ein sehr vielseitiges Tool für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Koordination. Der Einsatz eines Gruppenkalenders zur gemeinsamen Planung von Terminen ist als Hilfe beim Projekt-Management unverzichtbar. Eine typische Funktion ist das Erkennen und Beheben von Terminüberschneidungen. Ein Gruppenkalender gibt auch Aufschluss darüber, wo sich andere Mitarbeitende gerade befinden.

Vom Gruppenkalender wird vorausgesetzt, dass er einen hohen Grad an Aktualität besitzt, d.h. dass die Aktionen eines Benutzers sofort von allen anderen wahrgenommen werden können. Der in Lotus Notes vorhandene Gruppenkalender erfüllte die hohen Anforderungen an effizientes Planen und Prüfen von Verfügbarkeiten nicht. Wie konnte nun ein geeignetes Produkt ausgewählt und bewertet werden, bevor es getestet wurde? Zu diesem Zweck wurde eine Anforderungsliste erarbeitet, die zwanzig K.O.-Kriterien enthielt, die der Gruppenkalender unabdingbar erfüllen musste, zehn weitere dringend erforderliche und darüber hinaus noch fünf wünschenswerte Punkte. Ganz oben auf der Liste standen vier Anforderungen an die Vertraulichkeit der Kalendereinträge. Alle Eintragungen, die bestimmte Nutzer machen, sollten im Gruppenkalender als „privat“ markiert sein und keine Details außer dem Datum und dem Zeitraum des Termins dieser Nutzer zu sehen sein.

Geburtstage und Erinnerungen sollten nicht übermittelt werden. Die Funktion „markiere als privat“ sollte unterstützt werden, es sollte möglich sein, Termine nur „vormerken“ zu lassen und diese Termine sollten nicht automatisch vom persönlichen Kalender in den Gruppenkalender übertragen werden. Die wichtigste Anforderung an das Setup war, dass keine Änderungen an der Standardumgebung nötig sein sollten, die Möglichkeit einer unlimitierten Anzahl von Usern in einem Kalender und das automatische Übernehmen von Änderungen, die z.B. im Notes Address Book gemacht werden. Der Kalender sollte über alle Server implementiert werden. Es sollte nicht möglich (oder abschaltbar) sein, im Gruppenkalender Termine zu machen. Einzelne Nutzer sollten ausgenommen werden können. Wiederholte Termine und verschiedene Zeitzonen sollten unterstützt werden. Terminänderungen oder –absagen sollten in allen Kalendern nachvollzogen werden. Neue Einträge sollten nur auf dem E-Mail-Server des Nutzers aktualisiert werden, nicht auf einem anderen Server über eine dortige (Backup-)Replik. Der Kalender sollte auch offline mittels einer lokalen Replik laufen. Alle Ansichten sollten standardmäßig in Englisch verfügbar sein, die Ansicht nach Person und Woche sollte bereits vorhanden oder einzurichten sein. Um eine gute Lauffähigkeit des Gruppenkalenders zu garantieren, sollte es sich nicht um ein Projekt, sondern um ein bereits eingeführtes Produkt handeln. Die Systemarchitektur sollte eine geringe Belastung der Server gewährleisten und mittels einer einzigen Lotus Notes Datenbank zu administrieren sein. Neue Nutzer, die im Notes Address Book oder in der Firmendatenbank eingetragen werden, sollten automatisch übernommen und ausscheidende Nutzer ebenfalls automatisch gelöscht werden. Neue Eintragungen in den persönlichen Kalendern sollten zeitnah in den Gruppenkalender übernommen werden (Die komplette Anforderungstabelle können Sie im Original einsehen unter www.qkom.de/ontime).

Verschiedene Produkte wurden in Folge anhand dieser Kriterienliste beurteilt und ausgewählt. OnTime, der Gruppenkalender der Firma IntraVision, und der OnTime Discovery Client erfüllten die Anforderungen. Danach stellte sich die Frage, wie so eine Lösung in einer Produktiv-Umgebung sinnvoll getestet werden kann. Es wurden möglichst vollständige und umfangreiche Daten wichtiger Benutzer angelegt und getestet. Die Testbenutzer wurden ausführlich informiert und betreut. Mit welchen technischen, anwenderseitigen und organisatorischen Problemen ist während der Tests zu rechnen? Dies hängt sowohl vom Produkt als auch vom Unfang der Vorbereitung ab. Kann der Partner auf diese angemessen eingehen und zur Lösung beitragen? Ja, aber nie zu 100% und manchmal kosten die restlichen 20% etwas mehr.Ergebnis der Testphase war, dass ein besonderer Filter zur Unterdrückung von Terminen, die mit der Kombination „als privat markieren (Mark Private)“ und „vormerken (Pencil-In)“ bezeichnet waren, benötigt wurde. Dieser Filter wurde kurzfristig in die Standardversion von OnTime übernommen. Da diese Filterbedingung als Formel eingegeben wird, kann diese Lösung vielfältig verwendet werden. 

Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase ging es dann darum, das Management zu überzeugen, den Schritt zum Gruppenkalender zu tragen. Die detaillierte Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen war hier ebenso wichtig wie das Zeigen und Überzeugen durch die Lösung selbst. Key User, die beim Testen dabei waren, berichteten von ihren positiven Erfahrungen. Gerade Nutzer aus dem Management waren angetan von den Möglichkeiten des OnTime Discovery Clients, der als eigene Anwendung auch große Mengen von Terminen übersichtlich darstellen kann, bei freier Wahl der Zeitzonen und Sprachdarstellung.

■ Fazit
Ontime und Ontime Discovery sind eine ideale Ergänzung zum Lotus Notes Standard. Nach der ersten Konfiguration sind keine administrativen Tätigkeiten notwendig, um Benutzer zu verwalten. Durch die Möglichkeit zur eigenen Übersetzung (z.B. ins Chinesische) ist vor allem der Discovery Client eine Anwendung mit sehr hoher Benutzerakzeptanz. Darüber hinaus hilft er die Schwächen von Lotus Notes im Bezug auf Views und Suche nach freier Zeit auszugleichen. Alles in allem sind Ontime und Ontime Discovery Anwendungen ohne die viele Benutzer heute nicht mehr arbeiten könnten und die man trotzdem im täglichen Betrieb vergessen könnte, da sie ohne zusätzlichen Aufwand einfach laufen.

Jörg Rafflenbeul Group Coordinator ITHeitkamp & Thumann Group

■ Jörg Rafflenbeul (Heitkamp & Thumann KG)

Jörg Rafflenbeul ist seit Januar Mai 2000 IT Coordinator in der Heitkamp & Thumann Gruppe. Nach viereinhalb Jahren Tätigkeit in der Division Battery Components hat er seinen Tätigkeitsbereich im Januar 2005 in die Heitkamp & Thumann Group verlagert. In dieser Position ist er ist verantwortlich für IT Strategie, globale Standards und Sicherheit, Groupware, Support und Service Konzepte. Mit Lotus Notes/Domino beschäftigt er sich seit 1995 (Notes 3.1) unter anderem in wechselnden Positionen bei debis Systemhaus (T-Systems) und Team4.