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Einen hybriden Arbeitsplatz schaffen

Da viele Unternehmen nach der Corona-Krise ihre Bürokapazitäten verkleinert haben, um der zunehmenden Zahl von Menschen gerecht zu werden, die remote arbeiten, sind Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des bestehenden Arbeitsplatzes von zentraler Bedeutung.

Ob Bürowoche, Home-(Office-)Woche, eine Mischung aus beidem mit nur bestimmten Tagen persönlicher Anwesenheit im Unternehmen oder etwas anderes, es gibt ein paar Schlüsselfragen, die man beachten sollte, um eine gute hybride Arbeitsumgebung zu schaffen. Einige davon umfassen Folgendes:

• Welche Möglichkeiten gibt es, Arbeitsplatz- oder Raumbuchung zu organisieren und zu verwalten?
• Kann ich den Prozess vereinfachen und sicherstellen, dass er immer auf dem neuesten Stand und für diejenigen verfügbar ist, die darauf zugreifen müssen?
• Gibt es eine Möglichkeit, einen bestimmten Arbeitsplatz „semi-permanent“ zu haben, beispielsweise jeden Dienstag zu bestimmten Zeiten?
• Kann ich diese Arbeitsplätze über meinen Kalender buchen oder benötige ich eine externe Lösung?

Sicher, geschützt, anpassungsfähig

Hybride Arbeitsumgebungen geben den Menschen die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, ihre bevorzugten Zeiten im Büro zu wählen – sie können von allem profitieren, was der Arbeitsplatz zu bieten hat, und gleichzeitig die helfenden Hände und Köpfe von Kollegen unterstützen, oder zu Hause. Die Möglichkeit, mit nur einem oder zwei Knopfdrücken einen Schreibtisch zum Arbeiten oder sogar zum Arbeiten mit anderen Menschen zu finden, ist oft nicht so einfach, wie man es gerne hätte.

Outlook bietet nur die Möglichkeit, Räume zu buchen – geteilte Schreibtische sind keine Option, obwohl es sich funktional um „Ein-Personen-Räume“ handelt. Dadurch können Sie diese auch nicht über die Suchoption suchen.

Die Realität zeigt, dass viele Unternehmen in Bezug auf die Planung noch veraltet sind – ausgedruckte Tabellen und handschriftliche Eintragungen auf einem Blatt Papier, das an die Wand eines Büros geklebt wird, machen es im besten Fall kompliziert und im schlimmsten Fall unverständlich, Zeiten, Daten und Orte herauszufinden . Dies deckt noch nicht einmal die Tatsache ab, dass Änderungen das Problem noch weiter verschärfen werden.

Diejenigen, die begonnen haben, mehr digitale Lösungen wie Teams-Kanäle oder Gruppenchats zu nutzen, sind hier einen Schritt voraus. Der einzige Vorbehalt besteht darin, dass es ab einer bestimmten Anzahl von Personen in diesem Kanal oder Chat unmöglich wird, einmal einen richtigen Überblick zu behalten wieder.

Die andere Lösung besteht wie so oft darin, sich eine externe Lösung eines Drittanbieters zu besorgen, die eigenständig funktioniert, aber nicht tief in die Kalender der Benutzer integriert ist. Das bedeutet eine zusätzliche App, zusätzliche Verwaltung und zusätzliche Prozesse. Und wie viele Personen würden eine Buchung wirklich stornieren, wenn es so viele zusätzliche Schritte wären?

Die Lösung, die benötigt wird, wäre eine Art Planer, der jederzeit alle Schreibtische anzeigen kann, welche Personen diese reservieren, sei es weit im Voraus oder eher spontan, und diese Daten sowohl im (Heim-)Büro als auch unterwegs zur Verfügung hat und das Stornieren bleibt so einfach wie das Buchen.

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